Le DG d’une grosse PMI française pense que des économies peuvent être réalisées sur son budget transport (budget = 20 millions d’Euros / an) et me demande de l’accompagner.
Constituée par croissance externe, la société comprend notamment 4 agences (indépendantes) gérant le transport. Un pole de 3 personnes a également été créé, en central, pour, entre autres, animer la gestion des transports du groupe.
Etape 1 : Estimer
Ma première mission est d’estimer les gains potentiels.
Lors de mon premier contact avec le DG, je lui avais dit que compte tenu de l’indépendance des agences (pas d’économie d’échelle, pas de partage de bonnes pratiques) et du fait que le groupe n’avait jamais réalisé d’appel d’offres transport, par expérience, il pouvait espérer jusqu’à 10% d’économie.
J’audite donc les agences puis récupère et compile l’ensemble des données de transport d’une année (60 000 lignes).
Après une série d’analyses mettant en lumière certaines incohérences des prix facturés selon les distances, je calcule le kilométrage et les temps de transport de chacun des 60 000 transports (API de géolocalisation + calcul d’itinéraire).
Puis j’applique une formule du calcul du prix théorique (différente selon le type de camion, la plage de distance, les péages et incluant la marge du transporteur)
L’écart entre les prix payés et la simulation des prix théoriques est exactement de 10 %…
Le rapport d’analyse est présenté au DG puis, en réunion plénière, au directeur commercial (responsable également de la plus grosse agence en charge du transport), à la cellule transport centrale et aux opérationnels des agences.
La recommandation est de lancer un appel d’offres en bonne et due forme pour réduire les coûts de transport de 2 millions d’Euros.
Alors quelle a été la réaction et le choix de l’entreprise ?
Le DG est conforté dans son intuition. Le responsable de la cellule transport est convaincu.
Mais il n’en est pas de même pour les opérationnels…. Ils considèrent, à juste titre, qu’ils négocient déjà durement avec les transporteurs. Ils ne croient pas aux 10% de gain.
Le directeur commercial invoque donc le risque de l’appel d’offres sur le business versus un gain non supporté par les équipes.
Le projet est bloqué.
Mais mon engagement dans les missions que me confient mes clients est plus fort que ça…
Ce n’était que l’étape 1 (Estimer) des 3 étapes de mon EDA.
Etape 2 : Démontrer
Je revoie le DG qui me confirme ne pas vouloir prendre de risque en lançant un appel d’offres pouvant entrainer une dégradation de la qualité de service sans être sûr du gain.
Je lui propose donc de lancer un RFI (Request For Information in english), c’est l’équivalent d’un appel d’offres, mais il est entendu avec les fournisseurs consultés que cela n’engage aucunement à changer les prestataires et contrats actuels.
Cela traite donc les deux problématiques du blocage :
- confirmation du potentiel de gain. Les prix proposés dans le cadre d’un RFI sont contractuels
- pas de risque sur le business, ce n’est juste qu’une consultation. Consultation d’autant plus justifiée du fait que, selon les résultats, cela pouvait avoir des impacts sur l’organisation de l’entreprise (ex.: mutualisation des achats transport des différentes agences du groupe)
Je les accompagne donc sur le déroulement du RFI.
Les lignes de transport sont proposées à 80 transporteurs.
Toutes les réponses sont intégrées dans une base de données et comparées aux prix actuels, avec des retraitements pour tenir compte, par exemple, de l’indexation gasoil de la période de comparaison.
Verdict : gain potentiel légèrement supérieur à 2 millions d’Euro. Soit un peu plus des 10% estimés.
Le gain ne peut plus être remis en cause. Les prix sont contractuels.
Le risque évoqué est également traité par la mise en place de critères de sélection des transporteurs, l’élaboration d’un contrat cadre adapté et le choix de transporteurs de substitution (si nécessaire) sur chacune des principales lignes.
Etape 3 : Appliquer
Très rapidement l’appel d’offres est lancé. Le nombre de transporteurs consultés est sensiblement élargi.
Le mécanisme d’appel d’offres mis en place permet d’aboutir à un gain supérieur au RFI.
Soit plus de 2 millions d’Euros de gain annuel.
Conclusion
- très belle rentabilité de l’investissement mis sur une expertise externe
- la gestion des données de l’entreprise, une fois analysées de façon rigoureuse (utilisation d’API pour les compléter, exhaustivité des informations et contraintes…), peut révéler très précisément les enjeux d’un changement
- mais comme tout projet, l’analyse ne se transforme en gain que si la gestion du changement est intégrée dans la démarche (et si possible dès le lancement du projet)
En espérant avoir apporté de l’eau au moulin de vos réflexions.
A bientôt,
Alexandre Buat – diazIS
Supply Chain – Logistique – Transport
Conseil – Projets – Applications
06 73 84 15 64